PDF 帳票類の整理、整頓

文章のPDF化は便利な物です。ダイカストの現場において「鋳造日報」「作業日報」「出荷検査表」等々、何年何月何日のホルダーを作って、とにかく日報、検査表にハンコが突かれたらPDFにする。「何の為？？やー」と聞かれそうですが、「問題が起きた時」と答えるのが正解です。ISOなる物がどこの会社も取得している中で、問題が起きると、「書類！日報！検査表を出せー」と来ます。原本を何年間か保管する決まりにはなっていますが、２年前、３年前に製造した日報等々を引っ張り出すには、相当の手間と労力とホコリとの格闘が始まる。過去の帳票を出すことで、余計に書類が解らなくなる場合も有る。そんな時にPDFになっていると便利です。とにかくPDFにして、何年何月何日のホルダーにしておく事で、５分もあれば３種類程度の書面が出てくる。（２年前で有ろうが！３年前であろうが！）最近の事務機器はすばらしい能力で、数十枚の帳票が１０秒程度でPDFになってしまう。それにパソコンがドッキングして記録媒体も充実し安価になっています。１テラのハードディスクが１万円少々で手に入る世の中。問題を起こさない、不良品を作らない事の努力も必要ですが、問題が起きた時、必要書類が即出せるシステムも有りかな？事務所に有る複合機は大抵リースで置いて有るはずです。コピーはお金がかかるけど、PDF化はお金がかからないはず？それと、有る程度の規模の会社ですと、社内LANで各複合機、パソコンが繋がっているはずです。サーバーのハードディスク容量を増やさないとすぐにパンクします。又、３ヶ月に１回程度DVDなどに焼いて保存しておくのがお勧め。でないとハードディスクの容量がどれだけ有っても足りない。ちなみにDVDに焼く枚数は３枚、１枚は品管が保管、１枚は現場が保管、１枚は工場長が保管、それでもデーターが消える様で有れば、原本が有る。誰が保管するかは、その会社で決めれば良いことですが。マー、帳票類の整理、整頓のやり方の一つですね！！